Wersja 2026-10-21-v3
Polityka prywatności
Usługodawca: Piotr Augustyniak, Cicha 23, 05-074 Halinów. Kontakt: kontakt@hqbiznes.pl.
1. Administrator i zakres
Administratorem danych konta oraz danych kontaktowych związanych z usługą jest usługodawca wskazany nad treścią dokumentu. W sprawach prywatności można skontaktować się pod adresem kontakt@hqbiznes.pl. Polityka opisuje dane przetwarzane przez HQ Biznes; nie zastępuje informacji, które firma korzystająca z systemu przekazuje własnym klientom i pracownikom.
2. Jakie dane przetwarzamy
W zależności od używanych funkcji są to: dane konta i logowania (adres e-mail, nazwa, skrót hasła, rola i członkostwo), dane firmy, klientów i zleceń (kontakty, adresy, terminy, notatki, zdjęcia i raporty), dane dokumentów i rozliczeń, identyfikatory i stan subskrypcji Stripe, zapisy akceptacji dokumentów i żądań rozpoczęcia usługi, zgłoszenia do obsługi, dane techniczne i bezpieczeństwa oraz — jeżeli użytkownik włączy Web Push — endpoint i klucze subskrypcji urządzenia.
HQ Biznes nie przechowuje pełnego numeru karty płatniczej. Moduł faktur i integracja KSeF są obecnie wyłączone; aplikacja nie inicjuje nowych wysyłek do KSeF. Zachowane wcześniej identyfikatory lub statusy KSeF mogą pozostać częścią historycznej dokumentacji firmy. Aplikacja nie wysyła SMS-ów; zewnętrzne tagi, analityka lub zasoby wstrzyknięte przez konfigurację poza repozytorium wymagają osobnej kontroli.
3. Cele i podstawy przetwarzania
Dane konta przetwarzamy w celu rejestracji, logowania, świadczenia usługi i obsługi żądań — gdy jest to niezbędne do zawarcia lub wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Dane rozliczeniowe i dokumenty przechowujemy w zakresie obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c). Bezpieczeństwo, zapobieganie nadużyciom, ustalenie i obrona roszczeń opierają się na uzasadnionym interesie (art. 6 ust. 1 lit. f), z uwzględnieniem praw osób. Opcjonalny Web Push włączasz samodzielnie; jeżeli w danym przypadku podstawą jest zgoda, możesz ją wycofać przez ustawienia urządzenia lub aplikacji. Nie prowadzimy profilowania marketingowego.
Dane klientów i pracowników wprowadzone przez firmę są przetwarzane dla funkcji tej firmy. Firma określa cele i podstawy tego przetwarzania; gdy HQ Biznes działa na jej polecenie jako podmiot przetwarzający, zasady powierzenia stanowią część regulaminu i są przyjmowane przez osobę uprawnioną w imieniu firmy.
Podanie podstawowych danych konta i danych wymaganych do płatności jest niezbędne do rejestracji lub realizacji zamówienia; bez nich nie można utworzyć konta albo uruchomić planu. Pozostałe dane, takie jak zdjęcia, notatki, przypisania pracowników i ustawienia powiadomień, są dobrowolne i potrzebne tylko do użycia odpowiednich funkcji. Dane otrzymujemy od użytkownika, jego firmy, członków zespołu oraz — w zakresie statusu płatności — od Stripe.
4. Odbiorcy i usługi zewnętrzne
Dane są udostępniane Hostingerowi w zakresie VPS i poczty oraz Stripe w zakresie checkoutu i subskrypcji; mogą je także przetwarzać usługi Web Push używane przez przeglądarkę oraz właściwe organy, doradcy lub księgowość, gdy jest to potrzebne albo wymagane prawem. DPA Hostinger jest aneksem do jego warunków usług i obejmuje m.in. VPS oraz usługi e-mail. DPA Stripe jest włączona przez odniesienie do umowy Stripe. Stripe działa jako podmiot przetwarzający lub niezależny administrator zależnie od operacji; w szczególności samodzielnie określa cele niektórych operacji płatniczych, przeciwdziałania nadużyciom i obowiązków prawnych. Obaj dostawcy mogą korzystać z dalszych podwykonawców zgodnie z aktualnymi listami i warunkami.
Serwer aplikacji działa w centrum danych w Wilnie. Sama lokalizacja serwera nie przesądza o lokalizacji wszystkich dostawców, podwykonawców, kopii, obsługi technicznej ani transferów. Dostawcy mogą przetwarzać dane w państwach poza EOG; transfer odbywa się na podstawie mechanizmu przewidzianego w RODO, gdy ma zastosowanie, w szczególności decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony lub standardowych klauzul umownych. Aktualne listy podprocesorów i transferów są utrzymywane przez dostawców; podmiot Hostinger wskazany w konkretnej umowie/fakturze oraz używane konfiguracje Web Push i poczty wymagają potwierdzenia na kontach usługodawcy przed publikacją.
5. Okresy przechowywania
Dane konta są przechowywane w okresie korzystania z usługi. Po otrzymaniu żądania usunięcia własnego konta odpowiadamy w ciągu maksymalnie 7 dni roboczych; po wymaganym potwierdzeniu tożsamości dane w aktywnym systemie usuwamy lub anonimizujemy w terminie operacyjnym do 30 dni od otrzymania żądania. Niezbędna weryfikacja nie wstrzymuje obowiązujących terminów wynikających z RODO. Wyjątek obejmuje zakres, który musi być zachowany na podstawie prawa albo do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Obsługa żądania jest weryfikowana i odnotowywana; samo zgłoszenie nie usuwa automatycznie konta ani firmy.
Nieużywane konto firmy bez aktywnego planu może zostać zamknięte po roku od końca ostatniego planu albo — jeżeli planu nigdy nie było — po roku od rejestracji, po zawiadomieniu z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem. Zamknięcie blokuje dostęp, ale samo nie usuwa danych firmy. Po końcu płatnego planu przez 14 dni dostępny jest odczyt i eksport.
Dokumenty finansowe podlegające obowiązkowi rachunkowemu lub podatkowemu są zachowywane przez wymagany dla nich okres; dla dokumentów podatkowych objętych pięcioletnim terminem liczymy go od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Nie wszystkie dane firmy są dokumentami finansowymi.
Kopie zapasowe są oddzielone od aktywnej bazy: codzienne są przechowywane 14 dni, a miesięczne do 365 dni od utworzenia. Mogą przejściowo zawierać dane usunięte z aktywnego systemu i są usuwane zgodnie z rotacją. Po odtworzeniu starszej kopii trzeba zweryfikować, czy wykonano ponownie wszystkie aktualne żądania usunięcia i blokady prawne; ten proces wymaga operacyjnego potwierdzenia.
Logi systemowe i bezpieczeństwa są przechowywane w zakresie potrzebnym do ochrony i diagnostyki; docelowa konfiguracja hosta przewiduje do 30 dni, natomiast logi rotowane rozmiarem mogą mieć krótszy okres. Token resetu hasła jest ważny maksymalnie 30 minut. Dane subskrypcji Web Push przechowujemy do odłączenia urządzenia, wylogowania, usunięcia konta albo zgłoszenia wygaśnięcia endpointu. Akceptacje dokumentów i rejestry żądań przechowujemy przez okres potrzebny do wykazania obsługi sprawy lub obrony roszczeń; dokładny okres rejestrów prawnych wymaga osobnego ustalenia.
6. Prawa osób i sposób zgłoszenia
Możesz żądać dostępu do danych, kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przeniesienia danych — gdy ma zastosowanie — albo wnieść sprzeciw, jeśli podstawą jest uzasadniony interes. Zgodę można wycofać, gdy przetwarzanie opiera się na zgodzie; nie wpływa to na zgodność wcześniejszych działań. Możesz wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Zasadniczy termin odpowiedzi na żądania z RODO wynosi miesiąc; przepisy określają warunki jego przedłużenia.
Żądanie można wysłać na kontakt@hqbiznes.pl; usunięcie własnego konta można zgłosić także w ustawieniach konta. Możemy poprosić o informacje niezbędne do potwierdzenia tożsamości. W sprawie danych klientów lub pracowników umieszczonych w przestrzeni firmy należy zwrócić się do tej firmy jako administratora; HQ Biznes wspiera ją w zakresie wynikającym z uzgodnionego powierzenia. Właściciel firmy może pobrać eksport danych firmy z panelu; nie jest on automatycznie pełnym eksportem danych wszystkich osób ani odpowiedzią na każde indywidualne żądanie.
8. Bezpieczeństwo i decyzje automatyczne
Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w tym skróty haseł, ograniczone sesje, kontrolę uprawnień i rejestrowanie wybranych zdarzeń. Dostęp do funkcji jest automatycznie wyliczany na podstawie statusu planu, limitów, roli i mechanizmów ochrony przed nadużyciami; nie oceniamy w ten sposób cech osobistych ani nie tworzymy profili marketingowych. W sprawie błędnego lub spornego ograniczenia można skontaktować się z administratorem usługi. Nie stosujemy innych form profilowania.
W razie naruszenia danych podejmujemy działania wymagane prawem i informujemy właściwe osoby lub organy, jeśli wymagają tego przepisy.
9. Zmiany i kontakt
O istotnych zmianach Polityki informujemy e-mailem i w panelu, wskazując aktualną wersję. Pytania dotyczące prywatności można kierować na kontakt@hqbiznes.pl. W przypadku danych przetwarzanych w imieniu firmy zgłoszenie należy kierować do tej firmy jako administratora.