Regulamin HQ Biznes

1. Usługa i wymagania

HQ Biznes jest usługą internetową wspierającą organizację zleceń, klientów, kalendarza, zespołu, dokumentów i rozliczeń. Usługodawcą jest osoba wskazana nad treścią tego regulaminu. Usługa jest oferowana w Polsce firmom i osobom fizycznym, które ukończyły 18 lat.

Dostępne plany to Mała firma, Średnia firma i Duża firma. Bieżący zakres, limity, cena, okres rozliczeniowy i należne podatki są przedstawiane przed zamówieniem. Minimalne wymagania to aktualna przeglądarka z obsługą JavaScript i dostęp do Internetu. HQ Biznes nie zastępuje porady prawnej, podatkowej ani księgowej. Moduł faktur i połączenie z KSeF są obecnie niedostępne; zapisywane dane nie są z tego powodu usuwane.

Do logowania używamy niezbędnych plików cookie. Opcjonalne zapisy na urządzeniu — odzyskiwanie wersji roboczych oraz lokalny cache zasobów PWA — można osobno zaakceptować albo odrzucić; odmowa nie blokuje pracy online. Ustawienia można zmienić w dowolnym momencie w sekcji „Konto i dostępność”.

2. Konto i odpowiedzialność użytkowników

Konto zakłada osoba uprawniona do działania w imieniu firmy albo osoba fizyczna korzystająca z usługi we własnym zakresie. Użytkownik podaje prawdziwy adres e-mail, chroni dane logowania i nie udostępnia konta osobom nieuprawnionym. Właściciel firmy zarządza członkostwami i rolami pracowników.

Użytkownik nie może uzyskiwać dostępu do cudzych danych, omijać limitów ani wykorzystywać usługi niezgodnie z prawem. Właściciel firmy odpowiada za podstawę i zgodność danych, które sam lub jego zespół wprowadza do swojej przestrzeni.

3. Kody promocyjne

Nowy wewnętrzny kod HQ Biznes przyznaje 30 dni dostępu do planu Duża firma, bez karty i bez automatycznego przejścia na płatną subskrypcję. Jeden kod może zostać wykorzystany przez wiele różnych firm, ale każda firma może wykorzystać kod HQ Biznes tylko raz w całej swojej historii. Kody wydane wcześniej zachowują przypisane im warunki. Kody testowe Stripe są odrębne i nie są kodami promocyjnymi HQ Biznes.

Po zakończeniu dostępu promocyjnego płatny plan wymaga odrębnego zamówienia. Wyłączenie kodu blokuje jego przyszłe użycia, ale nie odbiera dostępu już prawidłowo przyznanego firmie.

4. Płatności, odnowienie i anulowanie

Płatności za subskrypcję obsługuje Stripe. Przed potwierdzeniem zamówienia klient widzi wybrany plan, cenę, okres rozliczeniowy i kwotę podatku wskazane w checkout. Płatny plan jest aktywowany na podstawie potwierdzonego zdarzenia płatniczego, a nie samego powrotu z checkout.

Subskrypcja odnawia się zgodnie z wybranym okresem rozliczeniowym, dopóki właściciel jej nie anuluje. Anulowanie odnowienia jest dostępne przez zarządzanie subskrypcją w Stripe i co do zasady kończy dostęp z końcem opłaconego okresu wskazanego w panelu. Anulowanie odnowienia nie jest odstąpieniem od umowy ani automatycznym żądaniem zwrotu. Nieudana płatność może zmienić status subskrypcji; aktualny stan i dostępne działania są pokazane w panelu.

5. Rozpoczęcie usługi i odstąpienie

Umowa dotycząca płatnego planu jest zawierana przy zamówieniu w Stripe, a dostęp uruchamiamy po potwierdzeniu płatności oraz odrębnym, wyraźnym żądaniu natychmiastowego rozpoczęcia usługi. Bez tego żądania checkout płatnego planu nie jest dostępny. Żądanie jest niezależne od akceptacji regulaminu.

Konsumentowi, a także osobie fizycznej prowadzącej działalność, gdy umowa nie ma dla niej charakteru zawodowego, przysługuje co do zasady 14 dni na odstąpienie od umowy zawartej na odległość. Skutki żądania wcześniejszego rozpoczęcia oraz ewentualne rozliczenie części świadczenia określają właściwe przepisy. Oświadczenie można złożyć przez formularz dostępny w panelu lub e-mailem na kontakt@hqbiznes.pl. Złożenie formularza nie anuluje automatycznie odnowienia ani samo nie zleca zwrotu; każde zgłoszenie jest weryfikowane, a jego skutki realizowane zgodnie z prawem.

6. Reklamacje i kontakt

Reklamacje i pytania dotyczące usługi można kierować na kontakt@hqbiznes.pl. Zgłoszenie powinno opisywać problem i wskazywać oczekiwany sposób kontaktu; nie należy przesyłać nadmiarowych danych. Odpowiedź zostanie udzielona w terminie wynikającym z właściwych przepisów. Nie ograniczamy ustawowych uprawnień konsumenta ani osoby korzystającej z ochrony konsumenckiej.

7. Dostęp po zakończeniu planu i zamknięcie firmy

Po zakończeniu płatnego okresu firma zachowuje przez 14 dni dostęp wyłącznie do odczytu i eksportu danych. Po tym okresie dostęp do przestrzeni firmy może zostać zamknięty. Nieużywana firma bez aktywnego planu może zostać zamknięta po roku od końca ostatniego planu, a jeżeli nigdy nie miała planu — po roku od rejestracji; o planowanym zamknięciu informujemy z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem.

Zamknięcie dostępu, usunięcie konta osoby, zamknięcie firmy i wygaśnięcie kopii zapasowych to odrębne procesy. Zamknięcie firmy kończy dostęp, ale nie usuwa automatycznie jej danych; dokumenty objęte obowiązkiem prawnym są zachowywane przez wymagany okres. O usunięcie własnego konta można zwrócić się w ustawieniach konta albo na kontakt@hqbiznes.pl; odpowiadamy w ciągu maksymalnie 7 dni roboczych. Po potwierdzeniu żądania usunięcie lub anonimizacja danych w aktywnym systemie następuje w ciągu 30 dni, z wyjątkiem danych objętych obowiązkiem dalszego przechowywania lub niezbędnych do ustalenia i obrony roszczeń. Dane w kopiach zapasowych wygasają według odrębnej rotacji opisanej w Polityce prywatności.

8. Dane firmy i ograniczenia usługi

Firma zachowuje prawa do wprowadzonych treści. Gdy wprowadza dane swoich klientów, pracowników lub innych osób, sama ustala cele i podstawę ich użycia oraz przekazuje osobom wymagane informacje. Zasady powierzenia danych, które HQ Biznes przetwarza w imieniu firmy, określa rozdział 10 tego regulaminu. Właściciel firmy potwierdza, że jest uprawniony do zawarcia tych warunków w jej imieniu.

Usługodawca może czasowo ograniczyć konkretną funkcję, gdy jest to konieczne do powstrzymania aktywnego nadużycia, ataku lub bezprawnego dostępu. W miarę możliwości użytkownik otrzyma przyczynę i sposób wyjaśnienia sprawy. Żadne postanowienie nie wyłącza odpowiedzialności ani praw, których nie można wyłączyć umową.

9. Zmiany regulaminu

O zmianach istotnych dla użytkownika informujemy e-mailem i w panelu, podając zakres i datę wejścia w życie. Zmiany nie działają wstecz i nie odbierają praw już nabytych. W sprawach nieuregulowanych stosuje się prawo polskie z zachowaniem bezwzględnie obowiązującej ochrony konsumenta.

10. Powierzenie przetwarzania danych (DPA)

W zakresie, w jakim firma korzystająca z HQ Biznes określa cele i sposoby przetwarzania danych swoich klientów, pracowników, współpracowników lub osób kontaktowych, firma jest administratorem tych danych, a usługodawca działa jako podmiot przetwarzający. Niniejszy rozdział stanowi uzgodnienie powierzenia dla danych wprowadzonych do przestrzeni firmy; przyjmuje go właściciel lub inna osoba uprawniona do działania w imieniu firmy, łącznie z akceptacją regulaminu.

Przedmiotem, celem i czasem przetwarzania jest świadczenie funkcji HQ Biznes przez okres korzystania z usługi oraz obsługa zwrotu, eksportu lub usunięcia danych po jej zakończeniu z uwzględnieniem obowiązków prawnych i rotacji kopii. Charakter operacji obejmuje zbieranie, utrwalanie, porządkowanie, przechowywanie, odczyt, zmianę, udostępnianie uprawnionym użytkownikom, eksport, wykonywanie kopii zapasowych i usuwanie. Kategorie osób i danych wynikają z funkcji oraz informacji wpisanych przez firmę i obejmują w szczególności dane kontaktowe, adresy, zlecenia, terminy, notatki, zdjęcia, raporty, dokumenty i rozliczenia. Usługa nie jest przeznaczona do danych szczególnych kategorii ani danych o wyrokach skazujących.

Usługodawca przetwarza dane wyłącznie w celu świadczenia usługi i na udokumentowane polecenie firmy, obejmujące zaakceptowane warunki oraz działania właściciela i upoważnionych użytkowników w aplikacji, chyba że odrębny obowiązek wynika z prawa. Nie wykorzystuje danych powierzonych do własnego marketingu ani profilowania. Jeżeli polecenie może naruszać przepisy o ochronie danych, informuje o tym firmę, chyba że prawo tego zabrania.

Usługodawca zapewnia poufność osób dopuszczonych do danych, stosuje środki bezpieczeństwa odpowiednie do ryzyka oraz udostępnia firmie informacje potrzebne do wykazania realizacji obowiązków. W granicach dostępnych funkcji i informacji wspiera firmę w obsłudze praw osób, bezpieczeństwie, naruszeniach, ocenach skutków i konsultacjach wymaganych przez RODO. O stwierdzonym naruszeniu dotyczącym danych powierzonych informuje firmę bez zbędnej zwłoki.

Firma udziela ogólnej zgody na korzystanie z dalszych podmiotów przetwarzających niezbędnych do działania usługi, wskazanych w aktualnej informacji o dostawcach i rolach w Polityce prywatności. O planowanej istotnej zmianie listy usługodawca informuje e-mailem i w panelu z wyprzedzeniem umożliwiającym zgłoszenie uzasadnionego sprzeciwu. Dane mogą podlegać transferowi poza EOG wyłącznie z zachowaniem mechanizmu wymaganego przez RODO. Aktualny wykaz podmiotów, ról, lokalizacji i transferów musi być utrzymywany w Polityce prywatności.

Firma może żądać informacji o przetwarzaniu i przeprowadzić uzasadniony audyt, z zachowaniem bezpieczeństwa innych klientów. Po zakończeniu usługi usługodawca, zgodnie z udokumentowaną decyzją firmy, zwraca lub usuwa dane, chyba że ich dalsze przechowywanie nakazuje prawo. Kopie zapasowe wygasają według terminów opisanych w Polityce prywatności; odtworzenie kopii wymaga sprawdzenia i ponownego wykonania aktualnych żądań usunięcia oraz blokad prawnych.